Định Nguyên

Trong bài viết trước đây, chúng tôi đã trình bày sơ về đề tài “Cách Tìm Việc Trong Thời Buổi Kinh Tế Khó Khăn” bao gồm cách tìm các công ty có nhu cầu mướn người đang tìm việc và cách tạo ra nhiều cơ hội để gặp được người trong ban điều hành, hôm nay chúng tôi muốn trình bày thêm về kỹ thuật phỏng vấn để giúp quý vị tìm việc làm một cách hiệu quả hơn trước tình hình kinh tế hiện nay.

HỎI: Thời nay, vị giám đốc tuyển người thường hay mời người tìm việc đến văn phòng để có dịp trò chuyện và xem tướng mạo cũng như cách ăn nói của người tìm việc. Có khi một số đồng nghiệp tương lai trong hãng mới cũng phỏng vấn người tìm việc. Phỏng vấn thành công là một mục đích quan trọng của người tìm việc. Xin cho biết người tìm việc nên chuẩn bị bằng cách nào để đạt được kết quả tốt?

ĐÁP: Để chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn, người tìm việc nên tính trước là sẽ trình bày khả năng và kinh nghiệm của mình trong một thời gian ngắn, khoảng mấy phút, và sẽ nói về những ưu điểm nào của mình. Cần phải trình bày một cách ngắn gọn nhưng hữu hiệu để vị giám đốc nhận thấy: “À. Người này có thể đóng góp cho công ty của mình.” Nếu mình nói dài dòng có thể làm cho họ nghĩ rằng đầu óc của mình không có tổ chức.

HỎI: Vậy người tìm việc phải chuẩn bị kỹ lưỡng ở nhà bằng cách soạn sẵn phần đối thoại của mình. Tôi nghe nói là người tìm việc nên biết mấy dữ kiện chính về công ty trước khi được phỏng vấn, ví dụ: thu nhập, số nhân viên, các chi nhánh trong và ngoài nước, ưu điểm so với các công ty địch thủ, mục tiêu muốn chiếm thêm bao nhiêu phần trăm thị trường trong tương lai, v.v. Có đúng như vậy không?

ĐÁP: Vâng, người tìm việc nên chuẩn bị kỹ lưỡng ở bước này để tập cho mình có được sự tự tin và bình tĩnh. Khi những vị giám đốc nói chuyện với người tìm việc, họ sẽ có cảm tình hơn nếu mình hỏi họ vài câu có vẻ thông minh như: “Tôi thấy quý công ty mở thêm nhiều chi nhánh ở miền Tây Hoa Kỳ và Đông Á trong 3 năm vừa qua. Quý vị định tiếp tục phát triển ở hai vùng đó cho đến khi nào?” Hoặc: “Công ty A và Công ty B đang ráo riết cạnh tranh với quý Công ty bằng cách tung ra thị trường sản phẩm mới đầu năm nay. Quý vị định đối phó ra sao?” Mình cần phải biết dữ liệu khá chính xác về công ty thì họ mới nể và thích mình.

HỎI: Nếu người tìm việc dành thời giờ nghiên cứu trước thì cuộc phỏng vấn sẽ khả quan hơn. Vậy người tìm việc nên lên mạng internet để tìm tòi về công ty sắp phỏng vấn mình. Ngoài ra, có nên hỏi người quen về công ty đó không?

ĐÁP: Nên hỏi người quen như thầy cũ, thân nhân trong ngành, v.v., nhưng không nên hỏi đồng nghiệp trong hãng vì nếu họ thấy mình lưu ý đến công ty kia, họ sẽ nghi là mình muốn bỏ hãng mình hiện đang làm.

HỎI: Khi người tìm việc nhận cú điện thoại của người đại diện cho công ty cho biết là ban điều hành mời mình đến để phỏng vấn, thì người tìm việc nên hỏi người đại diện cho công ty điều gì?

ĐÁP: Khi nhận được cú điện thoại đáng mừng đó, người tìm việc nên hỏi về cuộc phỏng vấn sắp đến. Thí dụ: sẽ có mấy vị trong công ty phỏng vấn mình, mình sẽ ở đó bao lâu, v.v. Mình càng biết nhiều thì mình càng dễ chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn để không bị lỡ ngỡ khi gặp họ. Thí dụ, một số công ty phỏng vấn kỹ càng từ 10 giờ sáng tới 3 giờ chiều, kể cả trong lúc họ và mình ăn trưa ở tiệm. Nếu mình được người đại diện công ty cho biết trước là mình sẽ được gặp từng người một trong văn phòng riêng của họ để phỏng vấn (thí dụ sẽ gặp 1 vị giám đốc, 2 vị phó giám đốc và vị trưởng nhóm) từ 10 giờ sáng đến khoảng 2 hoặc 3 giờ, thì mình có thể chuẩn bị kỹ lưỡng cho cuộc phỏng vấn khá dài đó hơn.

HỎI: Khi tạm ngưng phỏng vấn để ra tiệm ăn trưa với mấy vị đại diện cho công ty, người tìm việc nên lưu ý đến cách ăn uống của mình. Có lẽ mình nên tránh uống rượu bia vì có thể họ ít có cảm tình với một nhân viên tương lai thích uống rượu bia trong khi ăn trưa. Ông nghĩ sao về điều này?

ĐÁP: Vâng, điều này rất đúng đó. Trước khi nói thêm về khía cạnh này, tôi đề nghị người tìm việc nên tính trước sẽ gọi món gì khi ăn trưa với mấy vị phỏng vấn mình. Tuy công ty sẽ xuất tiền trả, mình chỉ nên ăn món nào tương đối giản dị, không quá đắt tiền và dễ chảy ra bàn. Nên tránh món ăn có nước đặm màu như màu đỏ của cà chua hoặc màu nghệ của cà ri vì nếu chẳng may vài giọt trong đĩa đổ xuống áo hoặc cravate thì hơi phiền cho mình.

HỎI: Người tìm việc cũng nên tránh ăn món nào phải dùng tay để bốc và nhiều mỡ màng dính vô tay của mình. Món nào có nhiều sợi mì hoặc bún dài mà ăn trong đĩa với nĩa cũng khá rắc rối vì mình phải dùng nó để quấn mấy sợi mì cho gọn ghẽ trước khi dùng nĩa bỏ vô miệng.

ĐÁP: Vâng. Người Âu Mỹ không cắn sợi mì cho ngắn khi nó đã nằm trên fork. Trái lại, họ dùng dao và nĩa để cắt đôi một số sợi mì trong đĩa rồi họ quấn những sợi đã được cắt ngắn chung quanh nĩa để bỏ vô miệng. Đối với thịt, cá, rau xà lách, hoặc một đồ ăn nào khác nằm trên đĩa của mình, nếu nó hơi to thì mình dùng dao và nĩa để cắt một miếng đồ ăn, rồi dùng fork đút miếng đó vô miệng. Người Mỹ lịch sự không dùng nĩa để xiên một miếng khá to rồi cắn miếng đồ ăn trên nĩa và để lại một phần miếng đó trên fork. Tóm lại, khi xiên đồ ăn bằng nĩa, miếng đồ ăn đó phải được mình cắt khá nhỏ vì mình sẽ đút trọn nó vô miệng.

HỎI: Trước ngày phỏng vấn, người tìm việc chuẩn bị bằng cách soạn một số câu trả lời về quá trình làm việc và ưu điểm của mình, phải không ông?
ĐÁP: Vâng. Mình nên soạn trước để câu trả lời gọn ghẽ và cho họ thấy mau mắn cách mình làm việc có hiệu năng, đem lại kết quả tốt cho công ty của mình. Mình cũng nên cho họ biết một cách gián tiếp là mình không khó tính và dễ hòa đồng với tất cả mọi người trong sở.

HỎI: Điểm này khá quan trọng vì có người tuy giỏi giang nhưng bị trời cho cái tính hay gây gỗ với người đồng nghiệp, làm cho đa số đồng nghiệp muốn tránh xa. Ít khi các giám đốc muốn dùng người như thế. Tôi nghe nói là mình có thể đứng trước một cái gương để tập đối thoại trước khi phỏng vấn để dễ thấy nên sửa những gì. Điều này có nên làm hay không?

ĐÁP: Vâng. Khi mình nhìn thấy mình trong gương, mình sẽ dễ thấy điểm nào nên sửa. Thí dụ: mặt hơi đăm chiêu, hoặc cách ngồi thiếu tự nhiên, hoặc khi nói chuyện, mình không nhìn thẳng mà hay nhìn qua bên cạnh. Cũng nên dùng băng cassette để thâu khi mình tập phỏng vấn ở nhà.

HỎI: Nếu người tìm việc dùng băng cassette trong khi tập phỏng vấn thì sẽ dễ thấy phần nào rườm rà hoặc có vẻ tự đề cao hơi nhiều phải không?
ĐÁP: Tự đề cao một cách nhẹ nhàng và khéo léo thì dễ gây cảm tình với vị giám đốc hơn. Khi tập ở nhà, mình nên nhờ bạn hoặc người trong gia đình đóng vai giám đốc phỏng vấn để mình có dịp thực tập và người thân cho mình biết nên sửa khía cạnh nào.

HỎI: Đường xá trong mấy tỉnh lớn hay bị cản trở lưu thông. Người tìm việc có nên tới chỗ phỏng vấn sớm hơn giờ hẹn và tìm một chỗ thoải mái ngồi chờ trước khi đi vô công ty đó không?

ĐÁP: Có chứ. Mình nên tới công ty đó sớm hoặc đến một công ty nào gần đó vài chục phút trước giờ phỏng vấn xin việc để không bị trễ hẹn. Nếu mình đến trễ giờ, việc này sẽ gây khái niệm không tốt trong đầu của người đại diện cho công ty. Vả lại, mình nên tới sớm hơn giờ hẹn để có thì giờ chỉnh sửa lại trang phục và tóc tai của mình trước khi gặp họ.

HỎI: Ngoài 5 đến 6 tờ resume, tức là tóm tắt quá trình làm việc, người tìm việc nên mang theo những gì?

ĐÁP: Người tìm việc nên mang theo một cuốn sổ để ghi chép, và mang một folder trong đó có 5 đến 6 tờ resume, và 5, 6 tờ danh sách của references, tức là tên, số điện thoại, địa chỉ internet, và địa chỉ văn phòng của 3 hoặc 4 người biết rõ về khả năng làm việc và tính tình của mình. Thí dụ, khi tôi phỏng vấn với một công ty cách đây nhiều năm, tôi có mang danh sách có tên của 2 xếp cũ và 2 cựu đồng nghiệp trong một công ty cũ của tôi. Sau khi phỏng vấn xong, tôi đưa danh sách cho vị giám đốc vì họ cần liên lạc với 4 người kia để hỏi thêm về khả năng, hạnh kiểm và thành quả của tôi khi tôi làm cho công ty cũ. Dĩ nhiên là mình tránh không để cho công ty muốn tuyển mình liên lạc với xếp và đồng nghiệp trong công ty mình đang làm hiện thời. Mình chỉ để cho họ liên lạc với xếp cũ và cựu đồng nghiệp của mình mà thôi.

HỎI: Khi người tìm việc mang theo đủ giấy tờ thì người của công ty chắc sẽ có ấn tượng tốt về người tìm việc. Trong khi phỏng vấn, người tìm việc nên dùng sổ ghi chép nhiều hay ít?

ĐÁP: Thực ra, mình nên chú ý vào đối thoại chứ không nên ghi chép nhiều. Nhưng nếu cần phải ghi chép gì, thì đã có sổ trong cặp. Mỗi khi phỏng vấn với một vị trong văn phòng riêng của vị đó, nên xin business card để mình không phải bỏ thời giờ viết tên và địa chỉ liên lạc của vị đó. Sau ngày phỏng vấn, mình sẽ viết một lá thơ cho mỗi vị để cám ơn họ đã dành thì giờ cho mình biết thêm về công ty, công việc và thị trường của họ, và họ đã lưu ý đến khả năng của mình. Nếu mình thích làm cho công ty đó, trong lá thư mình nên cho họ biết như vậy. Ngày xưa, sau khi tôi được một công ty phỏng vấn, tôi lập tức đánh máy mấy lá thư cám ơn. Trong mỗi lá thư, tôi kết luận như sau: “Tôi hy vọng là quý công ty sẽ cho tôi cơ hội dùng kinh nghiệm và khả năng hiện có của tôi để đóng góp cho quý công ty. Tôi cũng mong được làm cho quý vị để có dịp thâu thập thêm kinh nghiệm kỹ thuật. Đa tạ thịnh tình của ông/bà.”

HỎI: Gửi cho mỗi người một lá thư cám ơn có thể giúp cho mình được việc đó vì họ biết là mình thành tâm. Xin ông cho biết những gì người tìm việc không nên nói khi phỏng vấn.

ĐÁP: Khi phỏng vấn, mình không nên chê bai sở cũ, xếp cũ và đồng nghiệp cũ của mình. Mình nên nói đến khía cạnh tốt của sở và xếp cũ. Thí dụ: “Sau 7 năm làm cho công ty X, tôi thấy khả năng điều hành và kiến thức kỹ thuật của mình tăng nhiều, nhất là sau khi hoàn tất chương trình này nọ, vv. Bà giám đốc của tôi thời đó hơi nghiêm nhưng nhờ đó mà nhóm của tôi mới có cơ hội giúp cho công ty mình thành công trong việc cạnh tranh với mấy công ty lớn.”
HỎI: Khi tôi phỏng vấn với một công ty trong quá khứ, họ hỏi tôi mấy câu sau đây: “Tại sao cô lại muốn đổi hãng?” “Cô thấy mình có ưu điểm và khuyết điểm gì?” Mấy câu đó thật khó trả lời quá phải không?

ĐÁP: Vâng. Có một số câu hỏi khá “hóc búa” khiến mình khó mà trả lời lập tức. Khi họ hỏi tại sao mình muốn tìm việc khác, không nên trả lời rằng mình muốn đổi hãng vì mình muốn được lên lương. Nếu người tìm việc chịu khó tìm tòi về công ty trước ngày phỏng vấn hoặc ngay trong khi phỏng vấn được vị giám đốc cho biết rằng họ đang cần người vì họ trúng thầu này nọ, thì người tìm việc sẽ có đủ dữ kiện để trả lời câu hỏi đó. Thí dụ, có thể trả lời họ như sau: “Quý vị đang tuyển người làm cho chương trình B, C. Tôi thấy công việc này sẽ cho tôi cơ hội để áp dụng 2 khả năng sau đây của tôi: điều hành một nhóm chuyên gia và tìm cách mang lại nhiều khách hàng mới cho công ty. Tuy công ty đương thời của tôi có dùng 2 khả năng này của tôi, nhưng họ không có chương trình lớn như quý công ty.”

HỎI: Cách trả lời này sẽ giúp người tìm việc chứng tỏ là mình muốn có dịp nỗ lực để đem lại kết quả tốt cho công ty mới. Khi họ hỏi về ưu điểm và khuyết điểm của mình thì nên trả lời ra sao?

ĐÁP: Để trả lời câu hỏi này, mình có thể nói: “Tôi được xếp cũ và xếp đương thời phê là có khả năng tìm thị trường mới và khách mới cho sản phẩm của công ty, và luôn luôn làm xong việc đúng thời hạn với phẩm chất rất cao. Họ cũng phê rằng tôi làm cho khách của công ty hài lòng và thích đặt hàng với công ty. Khuyết điểm của tôi chắc cũng có, nhưng chưa có xếp và đồng nghiệp nào của tôi nêu lên trong 7 năm qua. Tôi sẽ nghĩ thêm và sẽ trả lời câu hỏi này của ông. Bây giờ tôi xin phép hỏi quý vị về máy móc mà tôi sẽ dùng nếu quý vị mướn tôi…”

HỎI: Khi người phỏng vấn hỏi mình về khuyết điểm của mình thì rất khó để trả lời ngay lúc đó. Một giải pháp có thể dùng là mình chuyển qua đề tài khác như ông đề nghị. Tôi được biết là mấy vị giám đốc thường hỏi: “Cô mong rằng 5 hoặc 7 năm sau cô sẽ được chức vụ gì trong công ty mới?” Nếu mình trả lời rằng không muốn lên chức thì họ cho là mình không có tham vọng và có thể sẽ không nỗ lực hoặc cố gắng tối đa. Trái lại, nếu mình nói là muốn lên chức cao, họ sẽ nghĩ là mình kiêu ngạo. Ông thấy sao?

ĐÁP: Người tìm việc có thể trả lời như sau: “Tôi sẽ nỗ lực trong công việc mới và hy vọng rằng ban điều hành sẽ đặt tôi vào một chỗ nào hoặc công việc nào đó để khả năng của tôi có thể đem lại được nhiều thành quả cho công ty.” Ngoài ra, người tìm việc không nên đề cập đến số lương mà mình muốn, trừ khi họ hỏi mình. Dĩ nhiên là khi sắp kết thúc cuộc phỏng vấn, vị giám đốc tương lai của mình sẽ hỏi đến lương của mình vì họ cần biết là họ có đủ quỹ để mướn mình hay không.

Mong rằng bài viết này sẽ giúp quý vị có thêm được kỹ năng phỏng vấn và dữ kiện hữu dụng để xin được một công việc tốt và lâu dài trong gian đoạn khó khăn.

Chương trình Tự Lập Qua Tiết Kiệm và Giáo Dục (RISE) của BPSOS được tài trợ bởi Administration for Children and Families để giúp những người cha có được một nền kinh tế vững vàng, nuôi dạy con cái nên người và có được mối quan hệ mật thiết và tốt đẹp giữa cha mẹ và con cái. Chương trình này hiện chỉ được thực hiện tại tiểu bang Virginia. Số chương trình: 90FR0038. Những ai hội đủ điều kiện đều có thể tham gia vào chương trình RISE này. Chúng tôi không phân biệt sắc dân, giới tính, tuổi tác, tàn tật, hay tôn giáo.

[Nguyệt San Mạch Sống thuộc hệ thống truyền thông của Uỷ Ban Cứu Người Vượt Biển: http://www.machsong.org.]