Định Nguyên
Trong bài viết trước đây, chúng tôi đă tŕnh bày sơ về đề tài “Cách T́m Việc Trong Thời Buổi Kinh Tế Khó Khăn” bao gồm cách t́m các công ty có nhu cầu mướn người đang t́m việc và cách tạo ra nhiều cơ hội để gặp được người trong ban điều hành, hôm nay chúng tôi muốn tŕnh bày thêm về kỹ thuật phỏng vấn để giúp quư vị t́m việc làm một cách hiệu quả hơn trước t́nh h́nh kinh tế hiện nay.
HỎI: Thời nay, vị giám đốc tuyển người thường hay mời người t́m việc đến văn pḥng để có dịp tṛ chuyện và xem tướng mạo cũng như cách ăn nói của người t́m việc. Có khi một số đồng nghiệp tương lai trong hăng mới cũng phỏng vấn người t́m việc. Phỏng vấn thành công là một mục đích quan trọng của người t́m việc. Xin cho biết người t́m việc nên chuẩn bị bằng cách nào để đạt được kết quả tốt?
ĐÁP: Để chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn, người t́m việc nên tính trước là sẽ tŕnh bày khả năng và kinh nghiệm của ḿnh trong một thời gian ngắn, khoảng mấy phút, và sẽ nói về những ưu điểm nào của ḿnh. Cần phải tŕnh bày một cách ngắn gọn nhưng hữu hiệu để vị giám đốc nhận thấy: “À. Người này có thể đóng góp cho công ty của ḿnh.” Nếu ḿnh nói dài ḍng có thể làm cho họ nghĩ rằng đầu óc của ḿnh không có tổ chức.
HỎI: Vậy người t́m việc phải chuẩn bị kỹ lưỡng ở nhà bằng cách soạn sẵn phần đối thoại của ḿnh. Tôi nghe nói là người t́m việc nên biết mấy dữ kiện chính về công ty trước khi được phỏng vấn, ví dụ: thu nhập, số nhân viên, các chi nhánh trong và ngoài nước, ưu điểm so với các công ty địch thủ, mục tiêu muốn chiếm thêm bao nhiêu phần trăm thị trường trong tương lai, v.v. Có đúng như vậy không?
ĐÁP: Vâng, người t́m việc nên chuẩn bị kỹ lưỡng ở bước này để tập cho ḿnh có được sự tự tin và b́nh tĩnh. Khi những vị giám đốc nói chuyện với người t́m việc, họ sẽ có cảm t́nh hơn nếu ḿnh hỏi họ vài câu có vẻ thông minh như: “Tôi thấy quư công ty mở thêm nhiều chi nhánh ở miền Tây Hoa Kỳ và Đông Á trong 3 năm vừa qua. Quư vị định tiếp tục phát triển ở hai vùng đó cho đến khi nào?” Hoặc: “Công ty A và Công ty B đang ráo riết cạnh tranh với quư Công ty bằng cách tung ra thị trường sản phẩm mới đầu năm nay. Quư vị định đối phó ra sao?” Ḿnh cần phải biết dữ liệu khá chính xác về công ty th́ họ mới nể và thích ḿnh.
HỎI: Nếu người t́m việc dành thời giờ nghiên cứu trước th́ cuộc phỏng vấn sẽ khả quan hơn. Vậy người t́m việc nên lên mạng internet để t́m ṭi về công ty sắp phỏng vấn ḿnh. Ngoài ra, có nên hỏi người quen về công ty đó không?
ĐÁP: Nên hỏi người quen như thầy cũ, thân nhân trong ngành, v.v., nhưng không nên hỏi đồng nghiệp trong hăng v́ nếu họ thấy ḿnh lưu ư đến công ty kia, họ sẽ nghi là ḿnh muốn bỏ hăng ḿnh hiện đang làm.
HỎI: Khi người t́m việc nhận cú điện thoại của người đại diện cho công ty cho biết là ban điều hành mời ḿnh đến để phỏng vấn, th́ người t́m việc nên hỏi người đại diện cho công ty điều ǵ?
ĐÁP: Khi nhận được cú điện thoại đáng mừng đó, người t́m việc nên hỏi về cuộc phỏng vấn sắp đến. Thí dụ: sẽ có mấy vị trong công ty phỏng vấn ḿnh, ḿnh sẽ ở đó bao lâu, v.v. Ḿnh càng biết nhiều th́ ḿnh càng dễ chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn để không bị lỡ ngỡ khi gặp họ. Thí dụ, một số công ty phỏng vấn kỹ càng từ 10 giờ sáng tới 3 giờ chiều, kể cả trong lúc họ và ḿnh ăn trưa ở tiệm. Nếu ḿnh được người đại diện công ty cho biết trước là ḿnh sẽ được gặp từng người một trong văn pḥng riêng của họ để phỏng vấn (thí dụ sẽ gặp 1 vị giám đốc, 2 vị phó giám đốc và vị trưởng nhóm) từ 10 giờ sáng đến khoảng 2 hoặc 3 giờ, th́ ḿnh có thể chuẩn bị kỹ lưỡng cho cuộc phỏng vấn khá dài đó hơn.
HỎI: Khi tạm ngưng phỏng vấn để ra tiệm ăn trưa với mấy vị đại diện cho công ty, người t́m việc nên lưu ư đến cách ăn uống của ḿnh. Có lẽ ḿnh nên tránh uống rượu bia v́ có thể họ ít có cảm t́nh với một nhân viên tương lai thích uống rượu bia trong khi ăn trưa. Ông nghĩ sao về điều này?
ĐÁP: Vâng, điều này rất đúng đó. Trước khi nói thêm về khía cạnh này, tôi đề nghị người t́m việc nên tính trước sẽ gọi món ǵ khi ăn trưa với mấy vị phỏng vấn ḿnh. Tuy công ty sẽ xuất tiền trả, ḿnh chỉ nên ăn món nào tương đối giản dị, không quá đắt tiền và dễ chảy ra bàn. Nên tránh món ăn có nước đặm màu như màu đỏ của cà chua hoặc màu nghệ của cà ri v́ nếu chẳng may vài giọt trong đĩa đổ xuống áo hoặc cravate th́ hơi phiền cho ḿnh.
HỎI: Người t́m việc cũng nên tránh ăn món nào phải dùng tay để bốc và nhiều mỡ màng dính vô tay của ḿnh. Món nào có nhiều sợi ḿ hoặc bún dài mà ăn trong đĩa với nĩa cũng khá rắc rối v́ ḿnh phải dùng nó để quấn mấy sợi ḿ cho gọn ghẽ trước khi dùng nĩa bỏ vô miệng.
ĐÁP: Vâng. Người Âu Mỹ không cắn sợi ḿ cho ngắn khi nó đă nằm trên fork. Trái lại, họ dùng dao và nĩa để cắt đôi một số sợi ḿ trong đĩa rồi họ quấn những sợi đă được cắt ngắn chung quanh nĩa để bỏ vô miệng. Đối với thịt, cá, rau xà lách, hoặc một đồ ăn nào khác nằm trên đĩa của ḿnh, nếu nó hơi to th́ ḿnh dùng dao và nĩa để cắt một miếng đồ ăn, rồi dùng fork đút miếng đó vô miệng. Người Mỹ lịch sự không dùng nĩa để xiên một miếng khá to rồi cắn miếng đồ ăn trên nĩa và để lại một phần miếng đó trên fork. Tóm lại, khi xiên đồ ăn bằng nĩa, miếng đồ ăn đó phải được ḿnh cắt khá nhỏ v́ ḿnh sẽ đút trọn nó vô miệng.
HỎI: Trước ngày phỏng vấn, người t́m việc chuẩn bị bằng cách soạn một số câu trả lời về quá tŕnh làm việc và ưu điểm của ḿnh, phải không ông?
ĐÁP: Vâng. Ḿnh nên soạn trước để câu trả lời gọn ghẽ và cho họ thấy mau mắn cách ḿnh làm việc có hiệu năng, đem lại kết quả tốt cho công ty của ḿnh. Ḿnh cũng nên cho họ biết một cách gián tiếp là ḿnh không khó tính và dễ ḥa đồng với tất cả mọi người trong sở.
HỎI: Điểm này khá quan trọng v́ có người tuy giỏi giang nhưng bị trời cho cái tính hay gây gỗ với người đồng nghiệp, làm cho đa số đồng nghiệp muốn tránh xa. Ít khi các giám đốc muốn dùng người như thế. Tôi nghe nói là ḿnh có thể đứng trước một cái gương để tập đối thoại trước khi phỏng vấn để dễ thấy nên sửa những ǵ. Điều này có nên làm hay không?
ĐÁP: Vâng. Khi ḿnh nh́n thấy ḿnh trong gương, ḿnh sẽ dễ thấy điểm nào nên sửa. Thí dụ: mặt hơi đăm chiêu, hoặc cách ngồi thiếu tự nhiên, hoặc khi nói chuyện, ḿnh không nh́n thẳng mà hay nh́n qua bên cạnh. Cũng nên dùng băng cassette để thâu khi ḿnh tập phỏng vấn ở nhà.
HỎI: Nếu người t́m việc dùng băng cassette trong khi tập phỏng vấn th́ sẽ dễ thấy phần nào rườm rà hoặc có vẻ tự đề cao hơi nhiều phải không?
ĐÁP: Tự đề cao một cách nhẹ nhàng và khéo léo th́ dễ gây cảm t́nh với vị giám đốc hơn. Khi tập ở nhà, ḿnh nên nhờ bạn hoặc người trong gia đ́nh đóng vai giám đốc phỏng vấn để ḿnh có dịp thực tập và người thân cho ḿnh biết nên sửa khía cạnh nào.
HỎI: Đường xá trong mấy tỉnh lớn hay bị cản trở lưu thông. Người t́m việc có nên tới chỗ phỏng vấn sớm hơn giờ hẹn và t́m một chỗ thoải mái ngồi chờ trước khi đi vô công ty đó không?
ĐÁP: Có chứ. Ḿnh nên tới công ty đó sớm hoặc đến một công ty nào gần đó vài chục phút trước giờ phỏng vấn xin việc để không bị trễ hẹn. Nếu ḿnh đến trễ giờ, việc này sẽ gây khái niệm không tốt trong đầu của người đại diện cho công ty. Vả lại, ḿnh nên tới sớm hơn giờ hẹn để có th́ giờ chỉnh sửa lại trang phục và tóc tai của ḿnh trước khi gặp họ.
HỎI: Ngoài 5 đến 6 tờ resume, tức là tóm tắt quá tŕnh làm việc, người t́m việc nên mang theo những ǵ?
ĐÁP: Người t́m việc nên mang theo một cuốn sổ để ghi chép, và mang một folder trong đó có 5 đến 6 tờ resume, và 5, 6 tờ danh sách của references, tức là tên, số điện thoại, địa chỉ internet, và địa chỉ văn pḥng của 3 hoặc 4 người biết rơ về khả năng làm việc và tính t́nh của ḿnh. Thí dụ, khi tôi phỏng vấn với một công ty cách đây nhiều năm, tôi có mang danh sách có tên của 2 xếp cũ và 2 cựu đồng nghiệp trong một công ty cũ của tôi. Sau khi phỏng vấn xong, tôi đưa danh sách cho vị giám đốc v́ họ cần liên lạc với 4 người kia để hỏi thêm về khả năng, hạnh kiểm và thành quả của tôi khi tôi làm cho công ty cũ. Dĩ nhiên là ḿnh tránh không để cho công ty muốn tuyển ḿnh liên lạc với xếp và đồng nghiệp trong công ty ḿnh đang làm hiện thời. Ḿnh chỉ để cho họ liên lạc với xếp cũ và cựu đồng nghiệp của ḿnh mà thôi.
HỎI: Khi người t́m việc mang theo đủ giấy tờ th́ người của công ty chắc sẽ có ấn tượng tốt về người t́m việc. Trong khi phỏng vấn, người t́m việc nên dùng sổ ghi chép nhiều hay ít?
ĐÁP: Thực ra, ḿnh nên chú ư vào đối thoại chứ không nên ghi chép nhiều. Nhưng nếu cần phải ghi chép ǵ, th́ đă có sổ trong cặp. Mỗi khi phỏng vấn với một vị trong văn pḥng riêng của vị đó, nên xin business card để ḿnh không phải bỏ thời giờ viết tên và địa chỉ liên lạc của vị đó. Sau ngày phỏng vấn, ḿnh sẽ viết một lá thơ cho mỗi vị để cám ơn họ đă dành th́ giờ cho ḿnh biết thêm về công ty, công việc và thị trường của họ, và họ đă lưu ư đến khả năng của ḿnh. Nếu ḿnh thích làm cho công ty đó, trong lá thư ḿnh nên cho họ biết như vậy. Ngày xưa, sau khi tôi được một công ty phỏng vấn, tôi lập tức đánh máy mấy lá thư cám ơn. Trong mỗi lá thư, tôi kết luận như sau: “Tôi hy vọng là quư công ty sẽ cho tôi cơ hội dùng kinh nghiệm và khả năng hiện có của tôi để đóng góp cho quư công ty. Tôi cũng mong được làm cho quư vị để có dịp thâu thập thêm kinh nghiệm kỹ thuật. Đa tạ thịnh t́nh của ông/bà.”
HỎI: Gửi cho mỗi người một lá thư cám ơn có thể giúp cho ḿnh được việc đó v́ họ biết là ḿnh thành tâm. Xin ông cho biết những ǵ người t́m việc không nên nói khi phỏng vấn.
ĐÁP: Khi phỏng vấn, ḿnh không nên chê bai sở cũ, xếp cũ và đồng nghiệp cũ của ḿnh. Ḿnh nên nói đến khía cạnh tốt của sở và xếp cũ. Thí dụ: “Sau 7 năm làm cho công ty X, tôi thấy khả năng điều hành và kiến thức kỹ thuật của ḿnh tăng nhiều, nhất là sau khi hoàn tất chương tŕnh này nọ, vv. Bà giám đốc của tôi thời đó hơi nghiêm nhưng nhờ đó mà nhóm của tôi mới có cơ hội giúp cho công ty ḿnh thành công trong việc cạnh tranh với mấy công ty lớn.”
HỎI: Khi tôi phỏng vấn với một công ty trong quá khứ, họ hỏi tôi mấy câu sau đây: “Tại sao cô lại muốn đổi hăng?” “Cô thấy ḿnh có ưu điểm và khuyết điểm ǵ?” Mấy câu đó thật khó trả lời quá phải không?
ĐÁP: Vâng. Có một số câu hỏi khá “hóc búa” khiến ḿnh khó mà trả lời lập tức. Khi họ hỏi tại sao ḿnh muốn t́m việc khác, không nên trả lời rằng ḿnh muốn đổi hăng v́ ḿnh muốn được lên lương. Nếu người t́m việc chịu khó t́m ṭi về công ty trước ngày phỏng vấn hoặc ngay trong khi phỏng vấn được vị giám đốc cho biết rằng họ đang cần người v́ họ trúng thầu này nọ, th́ người t́m việc sẽ có đủ dữ kiện để trả lời câu hỏi đó. Thí dụ, có thể trả lời họ như sau: “Quư vị đang tuyển người làm cho chương tŕnh B, C. Tôi thấy công việc này sẽ cho tôi cơ hội để áp dụng 2 khả năng sau đây của tôi: điều hành một nhóm chuyên gia và t́m cách mang lại nhiều khách hàng mới cho công ty. Tuy công ty đương thời của tôi có dùng 2 khả năng này của tôi, nhưng họ không có chương tŕnh lớn như quư công ty.”
HỎI: Cách trả lời này sẽ giúp người t́m việc chứng tỏ là ḿnh muốn có dịp nỗ lực để đem lại kết quả tốt cho công ty mới. Khi họ hỏi về ưu điểm và khuyết điểm của ḿnh th́ nên trả lời ra sao?
ĐÁP: Để trả lời câu hỏi này, ḿnh có thể nói: “Tôi được xếp cũ và xếp đương thời phê là có khả năng t́m thị trường mới và khách mới cho sản phẩm của công ty, và luôn luôn làm xong việc đúng thời hạn với phẩm chất rất cao. Họ cũng phê rằng tôi làm cho khách của công ty hài ḷng và thích đặt hàng với công ty. Khuyết điểm của tôi chắc cũng có, nhưng chưa có xếp và đồng nghiệp nào của tôi nêu lên trong 7 năm qua. Tôi sẽ nghĩ thêm và sẽ trả lời câu hỏi này của ông. Bây giờ tôi xin phép hỏi quư vị về máy móc mà tôi sẽ dùng nếu quư vị mướn tôi…”
HỎI: Khi người phỏng vấn hỏi ḿnh về khuyết điểm của ḿnh th́ rất khó để trả lời ngay lúc đó. Một giải pháp có thể dùng là ḿnh chuyển qua đề tài khác như ông đề nghị. Tôi được biết là mấy vị giám đốc thường hỏi: “Cô mong rằng 5 hoặc 7 năm sau cô sẽ được chức vụ ǵ trong công ty mới?” Nếu ḿnh trả lời rằng không muốn lên chức th́ họ cho là ḿnh không có tham vọng và có thể sẽ không nỗ lực hoặc cố gắng tối đa. Trái lại, nếu ḿnh nói là muốn lên chức cao, họ sẽ nghĩ là ḿnh kiêu ngạo. Ông thấy sao?
ĐÁP: Người t́m việc có thể trả lời như sau: “Tôi sẽ nỗ lực trong công việc mới và hy vọng rằng ban điều hành sẽ đặt tôi vào một chỗ nào hoặc công việc nào đó để khả năng của tôi có thể đem lại được nhiều thành quả cho công ty.” Ngoài ra, người t́m việc không nên đề cập đến số lương mà ḿnh muốn, trừ khi họ hỏi ḿnh. Dĩ nhiên là khi sắp kết thúc cuộc phỏng vấn, vị giám đốc tương lai của ḿnh sẽ hỏi đến lương của ḿnh v́ họ cần biết là họ có đủ quỹ để mướn ḿnh hay không.
Mong rằng bài viết này sẽ giúp quư vị có thêm được kỹ năng phỏng vấn và dữ kiện hữu dụng để xin được một công việc tốt và lâu dài trong gian đoạn khó khăn.
Chương tŕnh Tự Lập Qua Tiết Kiệm và Giáo Dục (RISE) của BPSOS được tài trợ bởi Administration for Children and Families để giúp những người cha có được một nền kinh tế vững vàng, nuôi dạy con cái nên người và có được mối quan hệ mật thiết và tốt đẹp giữa cha mẹ và con cái. Chương tŕnh này hiện chỉ được thực hiện tại tiểu bang Virginia. Số chương tŕnh: 90FR0038. Những ai hội đủ điều kiện đều có thể tham gia vào chương tŕnh RISE này. Chúng tôi không phân biệt sắc dân, giới tính, tuổi tác, tàn tật, hay tôn giáo.
[Nguyệt San Mạch Sống thuộc hệ thống truyền thông của Uỷ Ban Cứu Người Vượt Biển: http://www.machsong.org.]
Mạch Sống Online
